テレワークに役立つWeb会議ツールの便利機能紹介

テレワークに役立つWeb会議ツールの便利機能紹介

テレワークを進める上で欠かせないWeb会議ツールですが、多数のツールが存在しておりその機能もさまざまです。どのツールを利用したら良いのか選定が難しいという声を耳にすることも多くなりました。そこで選定のポイントになる便利な機能をご紹介します。

目次

■ テレワーク下で急速に普及したWeb会議ツール

新型コロナウイルスの影響によりテレワークの普及が拡大し、付随する形でWeb会議の需要も高まっています。Web会議ツールはインターネット環境があれば場所を問わず顔を合わせてコミュニケーションをとることができるため、ミーティングツールとして利用することに適しています。

導入が簡単で、パソコンやスマートフォンなどがあれば誰でも利用できることも大きな特徴の一つです。
働き方改革という観点からも、今後ますますWeb会議ツールの需要は増していくことでしょう。

■ テレワーク下で使えるWeb会議ツールの便利機能

テレワークは、良くも悪くもオフィスワークでの働き方とは異なる点が存在します。時間やコストを削減することができるのは大きなメリットですが、自己管理能力が問われる、コミュニケーションを図るのが難しいなどのデメリットもあります。
しかし、Web会議ツールの機能を利用することで、快適なリモートワーク環境を作ることは可能です。

ここではその便利な機能についてご紹介します。

① カレンダー連携によるスケジューリングの効率化

カレンダー機能はスケジュールやタスク管理として便利で、多くの企業で利用されています。
Web会議で設定したミーティングもカレンダーと連携することができます。
簡単な操作で連携することができ、連携すると自動的に参加者の予定に追加され、日程の間違えを防ぐことができますし、招待メールの送信を併せて行えば、参加者へのリマインドや共有機能としても優秀です。

② ミーティングのパスワード設定

Web会議は社内外を問わず、さまざまな場面で利用されています。参加者の管理は、少人数でのミーティングであれば容易に行えますが、大人数になると煩わしいものです。

そこで便利なのが、ミーティングのパスワード設定です。ミーティング参加者はパスワードを利用しなければ入室することができないので、セキュリティリスクの対策としても設定することをお勧めします。

③ 特別な機材がいらない録画・録音機能

特別な機材を必要とせず、誰でも簡単に録音や録画ができる機能が備わっているかどうかもツール選定の際の重要なポイントです。録音や録画ができれば、聞き逃してしまったミーティング内容を後からでも確認することができるので、議事録として活躍します。また、参加できなかった人への共有としても便利です。

④ スムーズな画面共有

PCやスマートフォンの画面を参加者に共有することができる機能です。パワーポイントやPDFファイルなどビジネスシーンで頻繁に活用されているデータはもちろん、写真や動画データ、ブラウザ画面なども共有することができ、資料を配布する手間もコストもかかりません。

リモートワークの課題でもあるコミュニケーションを図るのが難しいという点でも、参加者に同じ認識をもたせることができるこの機能は非常に助けになります。

⑤ ミーティング中でも活用したいチャット機能

Web会議で重要な役割を担っているのは映像や音声だけではありません。テキストでやりとりするチャット機能もその一つと言って良いでしょう。チャット機能は、個別にコミュニケーションをとることもできますし、ミーティング参加者全体への情報共有や質問、回答のやりとりなどにも使用することができます。

⑥ プライバシーの配慮ができるバーチャル背景

自宅を利用したWeb会議の経験者の方は、背景が気になったことがあるのではないでしょうか。

バーチャル背景はシンプルな背景であれば、人物と背景を自動的に切り分け、任意の画像を背景として設定できるため、思わぬ映り込みへの対策として有効です。

⑦ チームに分かれてMTGができるブレイクアウトルーム

ブレイクアウトルームは聞き慣れない言葉かもしれませんが、グループディスカッションやグループワークなどに適した便利な機能の一つです。ミーティングの参加者をさらに小さなグループに分けることができるものです。
また、交流会の場として利用することでフラットなコミュニケーションをはかり、雑談しやすい環境作りとしても役立ちます。

⑧ ビジネスチャットからスムーズにMTG参加

ビジネスチャットとしてSlackを利用している企業にとっては、このSlackとの連携もWeb会議ツールにかかせない機能の一つと言えます。
連携をすることで、スケジュールされたミーティングをSlackから通知することができるほか、ビジネスチャット画面からミーティングを始められ、アプリを切り替えることなくスムーズに利用することができます。

⑨ リアルタイムでの資料ファイル共有/編集

BoxやDropboxなどのストレージサービスとの連携を行えば、共有したい資料や画像などのファイルを簡単かつ安全に共有することができます。
録音や録画を行ったミーティングのデータや、文字起こしを行ったテキストを保存することもできるので余計な手間を省き、業務効率化につながります。

■ テレワーク下で使えるZoomの便利機能をピックアップ

上記で紹介した機能は、すべてZoomで利用することが可能です。
ここではその他の便利なZoomの機能をいくつかピックアップしてご紹介します。

まず、ホワイトボード機能です。これは画面共有の選択画面で、「ホワイトボード」を選ぶと使用することができます。パソコンであればマウスを使用し、スマートフォンやタブレットなどでは指やタッチペンで書き込みが可能です。
図解しながら会議を進めたい場合などに便利です。

画面共有操作の機能としてもう一つご紹介したいのが、指定範囲の共有です。
例えば、ブラウザ画面の共有で広告などの不要な箇所がある場合に役立ちます。共有したい部分のみを選択することで、余計な画面を共有することなく参加者に伝えることができます。

最後に、「手を挙げる」機能についてご紹介します。

その名の通り、参加者が手を挙げたかどうかを確認するのに便利な機能です。ミーティングは多数決や質疑応答などを行うことでスムーズに進行することができる場合がありますが、Web会議では挙手を促しても、画面上で誰が手を挙げているのか、何名挙げているのかなどの確認が難しいです。

しかし、そのような場合にこの機能を使用することで、画面の下の部分に何名が手を挙げたのかが表示され、また参加者の一覧にて挙手している人にマークが付き、これらを一目で確認することができます。

このようにZoomにはたくさんの便利な機能が備わっています。
機能を有効に活用することで対面以上に生産性の高いミーティングを行うことができるでしょう。

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