Web会議ツール導入前に知っておきたい!ダブルブッキングを避けるために確認すべきこと

Web会議ツール導入前に知っておきたい!ダブルブッキングを避けるために確認すべきこと

企業への悪評をもたらすダブルブッキングは営業活動を行う上うえで避けたいものです。対面での商談に代わりオンライン商談が主流となりつつあるいま、Web会議ツールの導入は欠かせないものとなっていますが、会議室を予約するわけではないことからWeb会議ではダブルブッキングが発生してしまう可能性があります。今回はWeb会議ツールを本格導入する前に行っておくべきポイントをご紹介します。

目次

■ 「ダブルブッキング」により発生するリスク

テレワークでの働き方が普及しはじめ、オンラインで行う会議や商談も増えてきました。オンラインで実施する場合には、 移動時間を考慮しなくてもよいことから、1日に実施する会議や商談が増えたというビジネスマンも少なくないのではないでしょうか。

1日に多くの予定が入れられるようになった際に留意したいのが、ダブルブッキングです。

ダブルブッキングはアポイントメントや会議の予定を管理しきれずに二重に約束を取り付けてしまうことで発生してしまいます。

社内外問わずダブルブッキングしてしまうとその後の対応に労力を費やすだけでなく、会社の不利益につながるリスクがあるため何としてでも避けなければなりません。

では、ダブルブッキングによりどのようなリスクが考えられるでしょうか。
代表的な2つのリスクを紹介します。

・商談機会の消失

企業の存続や成長において新規顧客の獲得や既存顧客との良好な関係を構築することは欠かせません。 顧客との商談は営業活動の基本であり最も重要な業務といえます。
ダブルブッキングが発生してしまうと予定していた商談のどちらかはおのずと先延ばしにしなければならなくなります。
さらに、「予定も管理できない担当者・企業」という悪い印象を植え付けてしまい、不信感から商談を断られてしまうこともあり得ます。

ダブルブッキングを起こしてしまった際は誠意のある謝罪と反省を伝えることが大切ですが、 捉え方は千差万別なため対応が円滑にいかずに断られてしまうケースも考えられます。

・リスケジュールによる顧客不満の増大

ダブルブッキングが発生した際は必ずリスケジュールをする必要があります。新規顧客と比較して既存顧客であれば関係性がある分、 リスケジュールできる可能性は高いといえますが、不信感や不満につながる可能性があります。
相手方によっては関係性の再構築をすることすら困難となることも考えられます。

上記のように、ダブルブッキングが引き起こすリスクは企業に大きなダメージを与えます。
企業に対する不信感にもつながり、一度与えた悪印象を払拭することは容易ではありません。 ダブルブッキングを起こさないためには社内の複数名が確認できるカレンダーで管理する、 リマインドを依頼するなど事前の対処を怠らないよう心がけると良いでしょう。

■ ダブルブッキングを避けるために必ず確認すべきこと

冒頭で触れたようにテレワークでの働き方が普及しはじめ、Web会議ツールを用いたオンライン商談などが当たり前に行われるようになってきています。 Web会議ツールの活用が普及したことで、移動の時間や費用が削減されることに加えて、海外をはじめとした遠方の顧客であってもスムーズな商談ができるようになりました。

顧客にとっての負担が軽く商談化につなげやすいこともメリットとして挙げられますが、Web会議ツールだからこそ気をつけたい確認ポイントも存在します。

・同時に行う可能性がある会議数を洗い出し

Web会議ツールはアカウントごとに会議を開くことができるのが一般的です。会議のダブルブッキングを避けるためにも、 あらかじめ契約すべきアカウント数を把握しておくことが重要となります。

利用する会社や部署、チーム内などの範囲で同時に行う可能性がある会議数を洗い出した上で、必要なアカウント数を明らかにします。

・契約後に有料アカウントを追加するための稟議申請のハードルの高さ

テレワーク推進の流れを受けて、はじめてWeb会議ツールを導入した企業によっては、導入時のハードルは低かったかもしれません。 しかし、導入後に固定費となる有料アカウントを追加する際には稟議などのハードルが高まってしまうこともあります。

初回契約時多めに契約しておくか、初回は最小限の契約数にとどめ後から追加していくかを決める際は、 稟議フローがスムーズに進められるのかどうかを事前に確認しておくと良いかもしれません。

■ 適切な有料アカウント数の算出を

Web会議ツールの利用用途や頻度、稟議の申請難易度などにより初回契約に必要な有料アカウントの最適な数は異なります。ダブルブッキングのリスクを防止し、 快適なオンライン商談を実現するためにもWeb会議ツールの導入を検討の際には先述したように必要なアカウント数をあらかじめ確認しておくことをおすすめいたします。

アカウント数を算出する上で費用感を知りたい、詳しい見積もりを出したいなどのご要望がある方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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導入前に知りたい
WEB会議ツールの最低必要数目安

WEB会議ツールの導入にあたり、会社の規模や用途によって必要なアカウント数を割り出し、ライセンスを購入する必要があります。 WEB会議ツールのユーザーアカウントを追加するには費用がかかったり稟議を通す必要があったりするため、利用状況を事前に把握することが重要となります。 本書では利用状況を把握するために、重要なポイントについて紹介します。

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