Zoomで複数拠点の連携効率化を進めませんか?解決方法紹介

Zoomで複数拠点の連携効率化を進めませんか?解決方法紹介

対面会議は正確に情報を伝達する手段として、多くの企業で重要視されてきました。しかし複数箇所に拠点がある場合や、海外など遠方との取引を行う企業にとっては労力やコストが負担になるという面もあります。今回は解決策としてZoomでのオンライン会議の活用法をご紹介します。

目次

■ 情報伝達速度という重要な経営課題

変化のスピードが早い現在、企業が競争を勝ち抜くうえで情報の伝達速度は重要な経営課題となります。一説によると80年代の日本企業の躍進は情報伝達速度が要因の一つとも言われています。欧米企業の場合、役職者には個室が割り振られ平社員でもデスクに仕切りがありますが、日本企業は部署ごとにデスクがまとまっているので情報の伝達が速かったためです。
メールやチャットが普及した現在ではデスクの配置による優位性は大きくないかもしれませんが、情報伝達速度が企業の競争力となることには変わりありません。

■ 速度だけではなく正確さも重要

単純な報告や連絡などテキストベースで済む話であればチャットやメールでも十分役割を果たしますが、直接会って話すことが重要になるケースもあります。間接的なコミュニケーションは表情や態度などの非言語的な要素を欠いており、真意や細かいニュアンスが伝わりにくいためです。

■ 情報伝達にかかるコスト

オフラインでのミーティングは正確な情報伝達ができる反面、デメリットもあります。
実際にどのようなものが考えられるか以下に3つの例をご紹介します。

・1時間の会議のために1日潰れる
遠方の場合、移動で半日かかることも少なくありません。当日朝に出発し午後に到着。到着後1時間のミーティングを終え帰社したら夜になっていることになればコストパフォーマンスの面から優れているとはいえません。

・「今すぐに話したい」のに予定が合うのが1週間後
先述した通り、情報伝達はスピードが重要です。参加者が多い場合、全員の日程調整を行うと1週間後の開催になった、ということになれば鮮度の低い情報を扱うことでミーティングの質が下がることや意思決定スピードが落ちるなどの懸念があります。

・会議に参加するために本来の業務がおろそかに
会議に伴う資料の印刷・配布にも時間コストがかかります。会議に参加するためのタスクに追われ本来の業務を逼迫することに繋がり、業務を進めるための会議のはずが逆に負担になっては本末転倒です。

■ オンライン会議でできる業務効率化

業務の効率化を図ることは企業にとって重要課題です。
会議にかかる無駄な時間や労力といったコストを削減できればその分ほかの業務に従事することができ業務効率を向上させることができます。
その手段の1つにオンライン会議があります。オンライン会議はインターネット上でWeb会議ツールを使用して行うミーティングです。カメラ接続で相手の表情もわかり、言葉だけでは伝わらないニュアンスも伝えることができます。対面会議と同様の質を担保できる上、参加負担を軽減できるため遠隔コミュニケーションとの相性が良いです。

■ オンライン会議のメリットとは

ここではオンライン会議で得られるメリットを詳しくご紹介します。

・移動コストの削減
複数の拠点から同時に接続できる上に距離の制約がないので移動や開催場所の確保の必要がなくなり、移動コストの削減につながります。また、インターネットに接続されたパソコンやスマートフォンさえあればどこからでも参加できるので、会議室も不要になります。

・意思決定のスピード向上
場所や時間の制約が少なく移動時間がなくなる分スケジュールの調整がしやすいため、人が集まりやすくスピーディーな意思決定ができます。

・会議の準備が容易
画面共有の機能が付いているWeb会議ツールでは、会議中に資料を表示することができるためスムーズな会議の進行が期待できます。従来の対面会議では資料を印刷し参加者に配布するなどの対応を行っていた企業も多かったことと思いますがそのような手間も省くことができます。

このようにオンライン会議にはさまざまなメリットがあります。
特に海外や全国に拠点をもつ企業において社員同士の対面会議をオンライン会議に転換できれば膨大な時間やコストの削減を実現できるのではないでしょうか。

■ Zoomを使ったオンライン会議

Zoomは優秀なオンライン会議ツールです。
さまざまな機能が備わっているにも関わらず使い勝手が良く、安定した接続が可能なので多くの企業で使用されています。
Zoomは無料から始められ、無料版でも画面共有や録画・録音などの便利な機能を利用できます。ただし、ビジネスシーンでの利用は有料版がおすすめです。
その理由の1つは、無料版の場合3人以上のグループ通話に40分の時間制限があることです。1対1の通話に関しては無制限で使用することができますが、会議での利用を考えると少し短く感じるのではないでしょうか。
また、会議で役立つ投票機能の有無も理由の1つと言えます。投票機能はミーティング中に参加者の多数決や質問への回答を求めることができる便利な機能です。
最後に、録画データのクラウド保存ができることも有料版ならではのメリットです。クラウド上に保存しておくことでインターネットさえあればどのデバイスからでも確認することができ、議事録作成の手間や誤認識を防ぐ役割を果たします。

従来かかっていた無駄なコストを大幅に削減し本来業務により多くの時間を割くためにも、Zoomの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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