オンライン商談で多い課題は?利用実態と導入注意点

オンライン商談で多い課題は?利用実態と導入注意点

リモートワーク推進の影響は至るところで見受けられます。それは営業活動においても同様です。営業活動のオンライン化の浸透度は企業や世代で大きく差があり、課題となっています。今回は、企業がオンライン商談を実施すべき理由と、オンライン商談に求められるWeb会議システムの機能についてご紹介します。

目次

■ オンライン商談浸透状況について

働き方改革や新型コロナウイルスの影響によりリモートワークの推進が進んでおり、営業活動にも変化をもたらしています。従来は対面での商談が主流でしたが、Web会議システムを使用したオンライン商談を行う企業が増加しています。ではどれほどの企業がオンライン商談を実施しているのでしょうか。

緊急事態宣言が出された4月7日から解除された5月25日を含む「2020年2月から5月のオンライン商談の状況」について質問した株式会社ニュー・フォーマット研究所の調査によると、小売業64.7%、卸売業42.9%、メーカー96.7%がオンライン商談を行ったと回答がありました。業種別に差はあるものの、その浸透状況の高さが見受けられます。

では、世代別ではどうでしょうか。ファストマーケティングの「オンライン商談の世代間ギャップとは?営業のオンライン商談に関する実態調査」では、オンライン商談を行っていないとの回答が20代では45.0%であるのに対し、60代では63.3%との結果となっています。
新型コロナウイルスの終息にもオンライン商談を実施したいかという問いに対しては、20代:80.0 %、
30代:72.7 %、40代:54.5 %、50代:20.0 %という結果で、こちらも世代間で大きな差がでました。

出典:株式会社ニュー・フォーマット研究所 「オンライン商談、91.8%が今後も続くと回答」
https://md-next.jp/15952
出典:ファストマーケティング 「オンライン商談の世代間ギャップとは?営業のオンライン商談に関する実態調査」
https://fastmarketing-pro.com/btob-research-200521/

■ オンライン商談を行うメリット

上記の調査によると、20代は80.0%がオンライン商談を定着させたいと思っているようです。
それはメリットを理解した上で取り組んでいる人が多いことが理由として挙げられるでしょう。
では、オンライン商談にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

・メリット①:移動時間や交通費がなくなるので工数と経費がかからない

従来行っていた対面での商談は、取引先に出向いて行うのが一般的でした。
取引先に出向いて行なっていた対面での商談の場合、移動に時間がかかるだけではなく、交通機関の利用やホテル宿泊によるコストも発生していました。

しかしオンライン商談であれば、社内ないし自宅からリモートで進めることができるため、時間やコストを大幅に削減することができます。

・メリット②:1日に実施できる商談機会の増加

オンライン商談であれば移動時間を削減することができるため、一人で一日に行える商談数を増やすことができます。一人あたりの対応可能な数が増えれば、空いた時間に客満足など提供価値を上げるほうにリソースを割くことができます。

・メリット③:紙からデータへの資料移行の手間がない

データでのやりとりが主流となるため、紙媒体は不要となり印刷や印刷物の管理などの手間を省くことができ、資源や印刷費用の削減にもつながります。

■ オンライン商談に求められるWeb会議システム機能とは

このようにオンライン商談にはさまざまなメリットがありますが、実際に導入する際はどのような機能が備わっているWeb会議システムを選べばいいのでしょうか。
ここでは選定の基準となるポイントをいくつかご紹介します。

・事前インストール不要(URL・デバイスがあれば入れる)

インストール不要で使用できるものが好ましいです。
商談を行う相手に、わざわざ事前にツールをインストールしてもらうことをお願いするのは利便性が低く、断れる可能性があります。主催者以外はサインインせずに参加することができるツールであれば気軽に参加していただくことができます。

また、参加者全員が戸惑うことなく利用できるシンプルかつユーザビリティの高いツールを選ぶことも重要なポイントです。

・資料共有機能

BoxやDropboxなどのストレージサービスとの連携を行えば、共有したい資料や画像などのファイルを簡単かつ安全に共有することができます。
録音や録画を行ったミーティングのデータや、文字起こしを行ったテキストを保存することもできるので余計な手間を省き、業務効率化につながります。

・チャット機能

映像や音声だけでなくテキストでやりとりするチャット機能も便利な機能の1つです。
チャット機能は、個別にコミュニケーションをとることもできますし、ミーティング参加者全体への情報共有や質問、回答などのやりとりにも使用することができます。

ビジネスチャットとしてSlackを利用している企業は、Slackとの連携ができるかどうかも検討するポイントとして重要です。連携をすることで、スケジュールされたミーティングをSlackから通知することができるほか、ビジネスチャット画面からミーティングを始められ、アプリを切り替えることなくスムーズに利用することができます。

■ まとめ

いかがでしたか?オンライン商談は今後ますます需要が高まることが予想されます。
商談を成功させるためには、Web会議システムの選定が非常に重要となります。

Zoomには今回ご紹介した以外にもおすすめの便利機能がたくさんあります。最大限に生かすことで有意義なオンライン商談を実施できますので、今後のビジネスシーンを優位に進めることができます。
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