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Final Document

ドキュメント管理+ファイル転送クラウドサービス

共有と転送をワンパッケージに。快適なドキュメント管理を。

Final Documentは、あらゆるドキュメントの管理・共有とセキュアなファイル転送がワンパッケージになったクラウドサービスです。ペーパーレス化で場所を選ばない働き方や業務効率化を実現します。さらに、注文書や請求書などを電子帳簿保存法に対応した環境で保存したり、タイムスタンプを付与したりできます。また、社内外とのファイルの受け渡しをクラウドサービス上で安全にできるため、メールの添付ファイルから脱却し、Emotet対策が可能です。利便性と安全性を両立し、企業の情報プラットフォームとなります。※オプションです。

電子帳簿保存法に対応

申請、承認、保存のワークフローをもっと楽に

メールで受け取った請求書や注文書などを電子帳簿保存法の要件を満たした環境で保存できます。受け取った請求書を担当者から上長へ申請し、上長が承認、支払処理後に経理担当者が保存するまでのワークフローをクラウド上で行えます。申請や承認の操作が行われると担当者に通知され、対応漏れがなくスムーズに処理できます。

ファイルの安全送付でEmotet/ウイルス対策

メール添付を使わずに(脱PPAP)、社内外へファイルを送受信できます。Emotet感染リスクを回避します。パスワードや有効期限の設定、参照・ダウンロードできるユーザー制限など各種アクセス制限ができ、安全なファイルの送受信を実現します。

完全ペーパーレスでテレワークでも資料持ち出し不要

自宅や外出先など、どこにいてもオフィスと同じドキュメントを利用できます。最新の資料を部内や取引先と共有したり、在宅勤務中や出先で資料を閲覧したり、業務のあらゆるシーンで活用可能です。操作が簡単で、まるでバーチャルキャビネットのように直感的にファイルを整理できます。

シンプルな画面で操作がかんたん

社内外にファイルを送付したり、個人用、共有用のキャビネットにドキュメントを保存したり、電帳法関連のドキュメントを正しく保存したり。3本柱で企業の完全ペーパーレスを実現します。
さらに無料サービスにはないフォルダ管理・メンテナンス機能や細かなセキュリティ機能で管理者も安心して運用できます。

  1. 01ファイル送付

    共有したいファイルをアップロードして共有リンクを発行できます。共有先へメールで通知できます。パスワードや有効期限、共有先からのアップロードなど、さまざまな設定が可能です。

  2. 02マイキャビネット/共有キャビネット

    ログインユーザーがアクセスできるマイキャビネット、ログインユーザーがアクセスできる共有キャビネットがあり、ドキュメントをアップロード・ダウンロードできます。

  3. 03バージョン管理、類似/同一ファイルチェック

    上書きアップロード時に古いファイルを残し、バージョン履歴から復元できます。ファイル名に日付などを入れた管理が不要です。また、類似/同一ファイルのアップロード時に警告を出し、ストレージ空き容量の無駄な消費を防ぎます。

  4. 04送達確認

    ドキュメントを共有した相手が閲覧・ダウンロードしたときにメールやブラウザプッシュで通知されます。メール添付での送付と異なり、送達状況を確認できます。

  5. 05ウイルスチェック

    キャビネットにアップロードしたドキュメントは自動でウイルスチェックされます。万一ウイルスが見つかったときは、エラーメッセージが出て、ドキュメントはごみ箱に移動されます。

  6. 06ログ管理

    いつ誰がどのファイルをアップロード、ダウンロード、アクセス、削除、転送したのかなどの操作履歴を参照できます。条件検索やCSV出力が可能です。

ドキュメント共有・管理とファイル転送の課題を解決

ウイルス対策を万全にしたい

メールの添付ファイルを経由して感染するEmotetなどのウイルス被害が拡大しています。Final Documentはメール添付せずにファイルを送付できるため、ウイルス対策が可能です。

テレワーク中のドキュメント共有手段がない

テレワーク時には社内イントラにアクセスできず、ドキュメントの共有手段がなくなり混乱を生むケースが多くあります。
Final Documentでは、完全ペーパーレスでドキュメントを管理できるため、自宅や外出先など場所を選ばない働き方を実現します。

ドキュメントの管理・メンテナンスが煩雑

「作成ファイルのバージョンが複数あり、どれが最新版か迷う」「容量を無駄に消費している」「整理に手間がかかる」など、管理やメンテナンスは担当者の負担になっています。Final Documentはこれらの負担や手間をかけずにストレージ管理ができます。

誰にでもファイルが見えてしまうのは心配

ファイルを管理する際、誰でもどのファイルにアクセスできてしまうのはセキュリティ上大きな問題です。Final Documentではユーザー単位だけでなく、所属グループや役職でもアクセス権限の管理が可能なため、情報漏洩を防止できます。

ログ取得で不正抑止、トラブル対応迅速化

ログ管理で、いつ誰がどのファイルをアップロード、ダウンロード、アクセス、削除したのか、だれに送付したのか、などの操作履歴を管理できます。不正操作を抑止し、万一トラブルが発生した際の原因究明の一助となります。

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